GESTÃO DE DOCUMENTOS E DE PROCESSOS


O iPortalDoc disponibiliza um conjunto de funcionalidades, enquanto solução para a Gestão de Documentos e Processos, assentes na gestão de processos de trabalho com workflows, essenciais ao bom funcionamento das organizações.

O acesso ao sistema é efetuado via navegador Web, independentemente da localização física do utilizador. A autenticação é feita num servidor de autenticação, mediante login e password (servidores de autenticação LDAP, Windows Active Directory ou com recurso a autenticação federada – Shibboleth).

O acesso aos documentos ou processos é controlado através de um conceito de permissões ao utilizador, permitindo também uma gestão por grupos, grupos funcionais, cargos e perfis. Este conceito assegura que os colaboradores (utilizadores) apenas acedam aos documentos correspondentes ao seu nível de permissão.
O iPortalDoc disponibiliza vários tipos de perfil, que definem os acessos de leitura e escrita sobre os documentos. A permissão de acesso a cada documento também pode ser definida pelo processo que segue (workflow), bem como pelos tipos de ação que os intervenientes executam nesse processo.

Através da funcionalidade do Esquema Cronológico, é possível saber todas as etapas pelas quais um documento passou e respetivos intervenientes.

Na hierarquia documental definida no iPortalDoc, um utilizador pode ter atribuídos distintos níveis de permissão, podendo inclusive não ter acesso a determinadas pastas ou documentos/processos da hierarquia.

No sistema de Gestão Documental e de Processos, iPortalDoc, é possível registar qualquer conteúdo da empresa, seja ele um documento em papel, um ficheiro ou mesmo um e-mail, e manter estes documentos associados ao respetivo processo/dossiê assim como disponíveis para consulta a qualquer momento, mediante a atribuição de permissões.

A aplicação permite obter por pasta da hierarquia documental, tipo de perfil, utilizador, grupos, etc, que permissões, tipos de documento, workflows e macros os utilizadores têm atribuídos, permitindo efetuar a análise e gestão desta informação.

A aplicação dispõe de um registo de atividade de parametrização de utilizadores, o qual permite, ao administrador da aplicação, extrair informação relativa a alterações efetuadas; por exemplo, um utilizador que pertencia a um determinado grupo e que passa a pertencer a um outro grupo.

O iPortalDoc permite que grupos empresariais possam gerir toda a informação, referente às várias empresas, num único sistema.